A. 私たちの事業所は社員がほとんどおらず、約60名のパートスタッフが主体となって現場を回しているんですよ 。
基本は平日勤務なのですが、大多数の方が週3日ほどの出勤という環境です 。以前のシフト希望の収集は完全にアナログでして、紙のフォーマットに手書きで丸バツをつけて提出してもらっていました 。それを担当Aさんが回収して抜け漏れがないか確認し、今度は担当Bさんがその紙を見ながらExcelに手打ちで丸バツを入力していくという、土台に立つだけでも本当に煩雑な作業が前々から続いていたんですよね 。
A. そうなんですよ。希望自体は1ヶ月まとめて確認するのですが、確定シフトは1週間ごとに出す運用にしていたんです 。
万が一変更が生じた場合の責任や保証を考慮してのルールだったのですが、そのために「来週のシフトが決まりました」と紙に印をつけて壁に貼り出すという展開の工数が、月に4回も繰り返されていました 。
さらに作成時も、ただ希望を並べるだけではなく、月間の勤務時間上限を超えないか意識したり、検査員の資格を持つ人が不足していないか確認したりと、まるでパズルのようにExcelを並び替える必要がありました 。
常に作っている人だからこそできる一種の職人技のようになっていて、経験のない人間がExcelベースで組むのは至難の業という、業務の属人化が大きな課題でしたね 。
A. サービスを知った段階で、アプリを経由して情報のやり取りをすれば、シフトの収集や確定連絡の手間は間違いなくなくなるだろうという確信はありました 。
ただ、そこは導入を進める上で、他のソフトでも叶うだろうなと思っていました。
何より、実際にシフトを組むシステムの部分に関して、導入する直前までかなり懐疑的だったんです（笑） 。果たしてどこまで私たちの独自の運用に沿って作成できるのかなと 。
ですが、条件を設定すればシステム側がある程度平均的に、いいバランスで人を散らして組んでくれる「自動計画機能」があると伺い、これなら今の苦労を少しでも変えられるベースになるかもしれない、と感じました。
A. 最初は懐疑的だった自動計画機能ですが、実際に回してみたら思った以上にいい感じでして、非常に綺麗なバランスでシフトを散らしてくれるんですよ 。
今までのように資格の有無や勤務上限を頭の中で計算しながらパズルを組み立てる必要がなくなり、今では1ヶ月分の仮シフトの大枠なら、わずか30分ほどでパッと作れるようになりました 。
毎月発生していた手入力の丸バツ転記のタイムラグも確実にゼロになりましたね 。
何より、システム側で自動的にブロックやアラートがかかる仕組みができたおかげで、経験のない人でもシフト作成に関われる土台が整いました 。
業務のブラックボックス化が解消されたことは、事業所としての大きなガバナンス強化だと実感しています。
A. 実は過去に、給与明細のデジタル化やメール連絡への移行を試みた際、スタッフからかなり強い反応を受けた経験があるんです。
当時はセキュリティの都合上、暗号化されたPDFを変換して開く必要があったのですが、「やり方が分からない」「画面が開けない」といった問い合わせが多く寄せられました。画面キャプチャを一つひとつ貼った説明資料を作成したこともありましたが、機種やキャリアによって操作性が異なるため、説明する側としても苦労がありました。
そうした経験があったからこそ、今回は比較的スムーズに浸透させることができたのだと思います。また、シェアフルシフトは共通のアプリ上で操作できるため、機種に関わらず基本的に同じ画面を見ながら説明できる点もよかったですね。
まずは私自身がアプリをダウンロードして操作方法を確認し、全員が一度に集まることが難しいため、説明会を複数回に分けて実施しました。
その結果、今回は「分からない」という不満はほとんど出ず、むしろ現場から「もっとこうなったら使いやすいね」といった提案が出るほど、自然に馴染んでいきました。
A. ええ、そうなんです。私たちは人手不足を補うために外部のスポット求人サービスも利用しているのですが、よく来てくれる優秀なヘビーリピーターの方々が、年間収入上限である「28万円の壁」のブロック対象になってしまい、マッチングできなくなる問題が起きていたんですよ 。
直接の長期雇用に切り替えようと打診しても、「長期になるとハードルが高い」と警戒されてしまう 。そこで、雇用契約は直接結びつつも、働き方は外部プラットフォームと同じように「仕事がある時だけ自由に来ていい」という社内のスポット雇用枠を新たに立ち上げました 。このやり取りをシェアフルシフト内のテーブルを分けて合算管理する運用にしたところ、お互いが思い描いていた通りの形でマッチングを継続でき、貴重な戦力を繋ぎ止める最高の仕組みになりました 。
A. 現在、その日に生産する品目と必要な人数を計算するスケジュール管理は、まだ別のExcelシートで行っている状態です 。
ここで行っている計算ロジックや生産予定数をシェアフルシフト側の必要人数枠と自動で連動させることができれば、さらに工数は削減できるだろうなと考えています 。