いままでシフト管理は紙とExcelで行っていましたが、以前からシフトの転記ミスによりスタッフが希望していないシフトに入っていたりして、管理が煩雑であると認識していました。そんな煩雑なシフト管理をシフト管理システムを使うことによって簡単に解決できるのではないか、と考えたのが導入を検討したきっかけです。
現在、希望シフトは紙でスタッフから出してもらい、それをExcelに転記して、シフトを作成してから紙で配布するという流れです。スタッフ側は配布されたシフトを各々写真に撮り、自分のカレンダーアプリに入力していました。
希望シフトの提出だけ切り取ってもスタッフはシフトを提出する際に、店舗まで足を運んで提出しなくてはならなかったり、私も誰が出して、誰が出していないのかを数えて、出していない人には電話・LINEで督促したりとシフトを集めるだけでもかなりの手間がかかっていました。
Sync Upを活用することで、いままで抱えていた悩みを解決することができました。スタッフから希望シフトを提出する際は、管理者画面から期間と提出締切日を設定して送るだけで、スタッフのスマートフォンへ連絡が届きます。
シフトの提出状況も簡単に確認することができるので、シフトを出していないスタッフへすぐに連絡をしてシフトを出してもらうことでシフトがなかなか集まらない、ということが減りました。スタッフから提出された希望シフトは自動でSync Up上に集約されるので、Excelへの転記時間削減と転記ミスもなくなりとても助かっています。
アルバイトスタッフからは、スマートフォンから「”いつでもどこでも”シフトを簡単に提出することができるようになり、シフトが入っていない日にわざわざ店舗に来てシフトを提出することがなくなった」と喜んでいます。
導入効果としては、スタッフからの希望シフトの収集とシフト作成までの時間を大幅に短縮することができたため、今後はヘルプ調整機能を駆使して、不足シフトを埋めるヘルプ調整にかけている手間も削減したいと考えています。