丸1日かかっていたシフト作成が「半日未満」に！全7店舗の一元可視化とスマホ提出で実現した“先回りの店舗運営”

店舗統括玉置氏

導入の背景：紙とExcelの限界が生んだヒューマンエラーと、見えない最新状況

Q. システム導入前、現場ではどのような課題を感じていらっしゃいましたか？

A. 当時は7店舗、総勢約300名のスタッフが在籍している状況で、基本的には店舗に張り出した表に希望を直接記入してもらい、それを店長がExcelに転記してシフトを作成していました。1店舗で70名規模になる大きな拠点では、Googleフォームを活用してExcelに飛ばすといった工夫もしていたのですが、やはり手入力による転記ミスや、時間違いといったヒューマンエラーがどうしても起きてしまっていたんですよね。

また、一度完成したシフトに変更があった場合、修正のたびに本部にExcelを再送してもらうのは店長に大きな負担がかかってしまうため、基本的には都度の報告は求めていませんでした。ただ、そのせいで本部側はリアルタイムな状況や細かな変更を把握しづらい、というジレンマも抱えていました。

Q. 経営層へのご提案など、システム導入に向けた動きはどのように進んだのでしょうか？

A. 弊社で働いていた元社員がシェアフルに転職しまして、弊社のシフト作成の苦労を知っていたので「こんなツールがありますよ」と案内を受けたのが最初のきっかけです。そこで私自身も、まずはスマートフォンの画面からどう見えるのか、使い勝手はどうなのかを実際に自分の手でアプリを触って確認してみたんですよ。「これならいける」と感じましたね。

社内で導入の稟議を通す際も、「時間も削減できて、間違いもなくなる。その時間を別業務に持っていくことでプラスしか生まれない」と伝えました。システム費用も何十万円もするようなものではなく、削減される時間と労力を考えれば非常に費用対効果が高いと判断でき、スムーズに導入が決まりました。

選定の理由：圧倒的な費用対効果と、「これならいける」という直感

Q. 現場で利用するシステムとして、シェアフルシフトのどのような点が決め手になったのでしょうか？

A. やはり、現場の作業負担が大きく減ることと、本部の管理が楽になることの両立ですね。店長にかかる事前準備や確認のタスクをトータルで見た時に、間違いなく効率が良くなると確信できたことが大きかったです。

先ほどもお話しした通り、まずは私自身がアプリを入れてテストし、直感的に操作できることを確認していたので、現場での運用にも不安はありませんでした。

導入後の効果：丸1日かかった作業が「半日未満」へ！本部の全体把握と現場の利便性が同時に向上

── シフト作成時間が激減！一元管理による“先手のアプローチ”の実現

Q. 導入後、管理者様や店長様の業務にはどのような成果が現れましたか？

A. 以前は丸1日かかっていた店長のシフト作成時間が、今では半日もかからないくらいに大幅に短縮されました。希望がリアルタイムでアプリに入ってくるので、合間の時間を見つけてちょこちょこと作成を進められるようになったのが大きいですね。

また本部側としても、全店舗の最新シフトと時間数を開くだけで一元管理できるようになり、本当に楽になりました。例えば、連休やシルバーウィークなど先々の予定に対して、「この店舗は時間数や人数が足りているか」を希望が入った段階ですぐに把握できるんです。状況が先んじて見えているので、不足していれば早めに他の店舗からヘルプを出すなど、後手にならずに“先回りの対応”ができるようになったのは大きな成果だと感じています。

── 「わざわざ希望を出しに店に来る」がゼロに！スタッフ目線の圧倒的な利便性

Q. 高校生から50代まで幅広い年代のスタッフ様がいらっしゃいますが、現場への浸透はいかがでしたか？

A. アレルギー反応のようなものは全くなく、現場からはすんなりと受け入れられました。一番の理由は、やはりスタッフにとってのメリットが圧倒的に大きかったことですね。

紙ベースだった頃は、うっかり希望を出し忘れてしまうと、締め切りに間に合わせるために「希望を記入するためだけ」にわざわざ店舗へ足を運ぶスタッフもよくいたんですよ。それが今では、通学の電車の中など、いつでもどこからでもスマホでパッと提出できます。極端な話、締め切りの1分前でも入力できますからね（笑）。
導入にあたって、まずは自分が触ってどう見えるかを確認したくらいで、複雑なルールを敷いたわけではありません。この圧倒的な手軽さがあったからこそ、若いスタッフはもちろん、幅広い年齢層に自然と浸透していったのだと思います。

おわりに：浮いた時間を「本来やるべき業務」に使い、お店のクオリティを底上げする

Q. 今後、シフト管理の効率化で浮いた時間を活用して、どのような組織づくりを目指していきたいですか？

A. シフト作成にかかっていた重たい作業時間が削減できた分、定期的に実施している社内ミーティングに参加し、店舗ごとの戦略共有や、今後の売り上げを伸ばしていくための意識合わせにしっかりと時間を割けるようになりました。
現場のスタッフや店長が、お店のサービスやクオリティを底上げするための本質的な業務へさらに注力できる環境を、これからも整えていきたいですね。