アナログのシフト管理は限界だった
具体的にどのようなことにお困りでしたか？
アナログですが、今までは手書きのカレンダーを作り、従業員に勤務可能日を記入してもらう形で希望シフトを集め、目視でひとつずつ確認しながらエクセルに転記していました。在籍アルバイトスタッフが30～40人いるので、コレが結構大変で…笑
希望シフトが集まると、頭の中で「多いや、少ないや」ってイメージしながらシフト表を作っていって、やっと完成したと思ったら、スタッフから「提出漏れてました！」と言われて作り直し、みたいなことを毎月繰り返していてという手間が悩みでした。1日中シフトを作っているわけにもいかないので、1回のシフト作成は3日間くらい掛けて作ってました。シフト確定後に「人が足りない」となった場合は、グループLINEと掲示板を活用して入れる人を探していました。
実際にSync Upを使ってみた感想はどうですか？
一番満足している点は使い心地の良さです。明確に楽になっていますし、ストレスなく使えていますよ。シフト管理システムの導入は、最初は管理者用システムへ慣れる必要があると思っていましたが、Sync Upは画面が特徴的で、とてもシンプルなので1回シフト作成まで行えば、2回目からは簡単に使いこなせました。難しい設定も一切なく、直感的に使えるのでパソコンが苦手な人でも使いやすいと思います。
少し細かい話になりますが、シフト作成の際にスキル順に並び替えられるのが良いです。シフト確定後の勤務時間変更も簡単にできる点と、日別のワークスケジュール画面が見やすくていいですね！現場で実際に使う人の目線で細かいところまで考えて設計されているということが伝わりました。また、こちらからの要望にも柔軟に対応してくれるサポート体制も安心して利用できるメリットです。
片瀬江ノ島駅の近くにある飲食店のため、立地柄、GWや夏場の繁忙期は、オープンから8人体制でお客様をお迎えしないとお店が回らないため、シフトを作るのが非常に大変です。Sync Upの日別ワークスケジュール画面はとても見やすくて、大人数が必要になる日のシフト作成も簡単ですし、何時にどこに何人いるのかという当日の人員がすぐに把握できる点が良いです。アルバイトスタッフへの連絡もスマホアプリからプッシュ通知で届くこともありがたいですね。人がやると、どうしても連絡漏れが発生したりしますから、そのようなミスはなくなりました。
スタッフからは希望シフト提出機能が一番好評です。スマホアプリから簡単に提出ができて、希望シフトを提出した後に締め切り日まで何回でも修正・再提出ができるところと、一回提出した時間を記憶してくれる点が便利！と評判です。
あとはクラウド型シフト管理システムなので料金体系が非常に安くて、スタッフ1人あたり200円や300円のスタッフ課金ではなく、店舗単位のわかりやすい基本料金がいいですね。無料版で2ヵ月トライアルできる手軽感も安心できるポイントでしたが、本導入した後も1店舗数千円の月額利用料金でこの機能が使えるのはとても魅力的です。当初システムを入れるには初期費用だけで数百万くらいと考えていたので、この価格でこの機能を全て使えるコストパフォーマンスの高さには正直驚いています！
Sync Upなしではシフト管理ができなくなりました
具体的に楽になったポイントは何でしょうか？
特にどの部分が楽になったかということではなく、シフト収集・シフト作成・ヘルプ調整、一連の作業が効率化され、全てが楽になっている印象です。
シフト収集は、希望シフト表もシステムで自動作成できるので、集めた希望シフトを転記する工数がゼロになりました。
シフト作成は、時間帯ごとに「人が足りている・足りていない」という過不足がひと目で分かるのでストレスもなく、今まで3日かかっていた作業が1日で終わるようになりました。
ヘルプ調整は、人が入って欲しい「不足枠登録」と「お知らせメッセージ配信」の2つの機能を同時活用したことで、足りない枠が勝手に埋まるようになり、かなり助かってます！！今まで掲示板やLINEで入れる人を探していましたが、オンラインで不足シフトが可視化され、リアルタイムで反映されるのでアルバイトスタッフとすぐに連携できるようになり、今ではLINEでヘルプを探す前に埋まることがほとんどです。ヘルプ調整作業自体がなくなり工数削減と人手不足の解決に繋がりました。
つい先日のことですが、予定していた研修がなくなり、急遽臨時休業だった日に営業することになったのですが、「Sync Upで募集をかけたら集まるかな？」と思い、試しに数日前に募集を掛けてみたところ、見事に全部応募が入り、すぐに埋まったのにはびっくりしました。（笑） LINEで入れる人を探すのはすごく工数でしたので、とても便利です。
導入後のメリットが多く、もうSync Upなしでのシフト管理には戻れません！
活用する際に工夫した点はありますか？
最初はスタッフにツールに慣れてもらい、定着を図ることを意識しました。不足枠を登録すると同時に、出勤時に「不足シフト登録したから見てね！」と地道に声かけを徹底していましたね。一番最初の1ヶ月がポイントで、そこで定着してしまえば、あとはアルバイトスタッフが自分たちから入れる日を探して勝手に入ってくれるようになるので、今では非常に助かっています。
Sync Upは、ヘルプ調整に特化した設計など、”現場のツボ” を抑えていると思います。シフト管理の業務効率化だけでなく、スタッフとのコミュニケーションが円滑になるように作っている点が、エクセル管理や昔使っていたシフト管理サービスと違っていて、非常に良い点だと感じています。今後はOBOGの退職者活用などSync Upの使い方の幅をもっと広げて、より良いお店づくりをしていきたいと思います。
