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title: ​今まさに拡大フェーズ。急激な増員で肥大化する管理工数とスピード感の低下。
description: "ファストドクター\nSyncUpを導入したことで、人員増加に伴って工数が肥大化していたシフト管理がラクになりました。\n特に、時間帯ごとの充足の把握や不足している際の応募調整が簡単にできるため業務の効率化へとつながりました。\nまた、手運用の時に発生していたミスもなくなり、より緻密にシフト管理ができるようになりました。"
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ファストドクター株式会社

# ​今まさに拡大フェーズ。急激な増員で肥大化する管理工数とスピード感の低下。

経営企画部・DX推進  
伊藤 勇樹様

## 今まさに拡大フェーズ。急激な増員で肥大化する管理工数とスピード感の低下。

### シフト管理をなぜ効率化しなければならないと感じたのか、導入の背景についてお伺いさせてください。

　私たちは、現状成長フェーズというところで、去年100名程度だったオペレーターの人数が現在は250から300名を超える規模で拡大しています。

　オペレーターの拡大は成長の鍵となっているため、これからもさらに増員の一途をたどるのですが、その拡大に伴って管理工数も上昇することは避けたいと考えており、仕組み化が必要になるためシステムの導入を検討したのが一つ目の背景になります。

　また、私は経営企画部に所属しているので事業効率化の観点で、オペレーターの人数の最適化を考えており、そのための一歩として稼働状況の可視化が必要だと感じたのが二つ目の背景です。

　我々の事業は夜間・休日という時間帯での救急往診やオンライン診療がメインのサービスなのですが、1日の中でも繁閑差があり、さらに季節要因や時勢によって、本来はその変化に合わせて稼働時間を細かくコントロールするべきなのですが、今までは実際の過不足を素早く確認することができておりませんでした。

　振り返りを日次で行い、翌週の見込みを細かく調整して、週次で改善して最適化していく。スピード感をもって改善していくためには、応募状況などがきちんと可視化されている必要性を強く感じており、シフト管理ツールの導入を検討し始めました。

## 細やかなコミュニケーションや設定で、シフト管理が精緻化できた

### 最初4社を検討されていたということですが、その中でSyncUpを選ばれた理由をお伺いしても良いでしょうか？

　まず一つ目の軸として先ほど申し上げた可視化の観点で他社より細やかな設定及び、データのアウトプットができたというところがあります。

　具体的には、弊社のコールセンターのチーム編成では、オペレーターだけでなく、医師の稼働を調整するコーディネーター、オペレーターリーダー、そしてSVになっており、様々な役割の人が在籍しています。そのチームの役割に合わせてどの程度シフトが埋まっているかを確認したり、数値化する必要があったが、SyncUpが最も柔軟性が高く対応可能範囲が広かったと思います。

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　また、募集を行う際にも急募をかけなければならない時や個別に指名募集をしたいなど、自分達が求める募集バリエーションに対して一番揃っていたのと、その際相手にどのようなコミュニケーションを当てたいかというところに対して細やかな対応が入っているというところも大きいと思います。

### 実際に導入してみての感想はいかがでしょうか？

　まず、時間ごとの充足を可視化できるようになったことが大きいです。自分達がどのくらい募集していて、それに対してどの程度充足しているかを時間ごとに見れるというのが分かりやすく、追加募集や過剰な応募調整も簡単にできるので応募管理が非常に楽になったことを実感しております。

　また、今までは実際のシフト管理はスプレッドシートを使っていたのですが、現在の状況がどうなっていて、どの方を確定するかの反映を手運用でやっていました。シフト管理者はそれを見ながらシフト調整しているのですが、手運用のため、大元のデータがずれてしまっているといっており、適正管理がそもそもできない状況でした。

　Sync Upを導入したことで、そういったシフト状況の数値化や可視化が正確になったため、シフトの管理や調整が精緻に行うことができ便利だなと感じております。

## シフトを管理する人員を増やさずに、さらなる人員増にも耐えられる体制へ

### 緊急募集などスピード感が非常に重要だと感じましたが、Sync Upを導入したことで改善されたところはありますか？

　今までは例えば来週の募集をすぐに入れたい場合は、LINE上で募集をした上でコミュニケーションを頻繁に確認したり、指名であったらその人との会話を逐一確認したりと、緊急性が上がれば上がるほどコミュニケーション・確認の工数も増えていました。

　Sync Upを導入してからは緊急性に関わらず普段通りの使い方で、わざわざ一つ一つコミュニケーションを確認しなくても、全体を俯瞰しながら現在のシフトが充足しているかどうかの確認だけすれば良くなったので、管理工数がとても下がったのは想像以上に実感しています。

シフトのことはシフト専門のチャネルでコミュニケーションするというのが元々良いとは思っていたのですが改めて実感しています。

### Sync Upを導入したことでどのような成果を得られましたか？

　新型コロナウィルス感染流行の第7波があった際は、非常に多くのニーズをいただいており、今まで40名くらいで回していところを80名ほど増やして120名の規模にしたチームもあります。

　今までであれば80名もの増員するとシフト管理者を少なくとも一人は増やす必要がありましたが、今回SyncUpを導入したことで工数が圧縮され、その一人を増やす必要がなくなったということが非常に大きな成果だと感じています。

## オペレーターも全員リモート、勤務地不問。 ”新しい働き方が支える事業のNEXTフェーズ

### 今後の大きな課題やテーマがあれば教えてください。

　弊社ではオペレーターの方やコーディネーターの方も全員在宅(リモート)です。そのためシフト開始時間になると自宅でPCの前に待機してもらうだけで業務開始となります。それにより、日本全国からどこからでも勤務が可能となり、採用のスピードも担保できております。

　一方で、そのようなリモート環境であっても、オペレーションをさらに効率化させていくことが重要ですが、完全には実現できておりません。その実現には、各業務の質を磨いていくことが必要となりますが、それ以前の勤怠、欠席率、定着率などの問題も多く、なかなか手をつけられていませんでした。しかし、ようやくシフトの情報を精緻化・可視化できる様になってやっと次の質を高めていくフェーズに向かおうと思えているのが今です。

　働く人たちが場所を選ぶ必要がないという独自の働き方で、事業としてさらに地方部へも事業を展開し、自分達の目の届く範囲だけでなく目が届かない範囲も含めてサービスも一緒に働く仲間も増やしていきたいというのは我々の大事なの想いの一つです。そういった想いに共感してもらえる方々に我々のサービスの基盤となる部分を支えていただいているオペレーターとして参画していただきたいと思っています。

　それと同時に参画していただいたオペレーターの方々にはしっかりと信頼していただけるようシフト管理の改善だけでなくオペレーションのためのシステムの開発など、様々な業務効率化を推進して働ける環境も良くしていきたいと思っております。今回のSync Upの導入もその一環ということになります。

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