シフト作成に膨大な時間を費やしていた
シフト作成に非常に時間がかかっていたそうですね…
これまでシフト作成はアルバイトスタッフから希望シフトをメールやLINE、もしくは口頭や紙で提出してもらい、集まったシフトはExcelに転記して編集していました。1店舗あたり約20名ほど在籍しており、全員分の希望シフトを集めてExcelに転記・編集し、確定したシフトは写真を撮ってLINEやメールで全員に通知していました。
シフトを作成したあと、人が足りていないことがわかった時には「ここ入れない？」とアルバイトスタッフ一人ひとりとメールや電話でコミュニケーションを取って入ってもらっていたので都度工数が発生しており、シフト収集、作成、ヘルプの調整と一連のシフト管理と1回の作業つき、3日程度かかっていました。
導入の決め手を教えてください！
やはりアナログな方法でシフト管理をしていると非常に時間がかかってしまいますし、店長間やアルバイトスタッフに共有していた「人が足りないシフト」や「他店舗のヘルプ枠」を可視化して、双方工数をかけすぎることなく調整できるようにしよう、と考えました。
アルバイトスタッフが自分が所属する店舗以外にヘルプにいく制度はありましたが、他店舗にヘルプで入るときは自分が所属する店舗の店長へ連絡を入れてから他店舗に行くという方法でしたし、店長同士が人を足りていないシフトを共有する際は、回覧板を使っていてリアルタイムでの把握が難しい状況でした。
Sync Upを導入した背景は各店舗で人手が足りていないシフトを可視化でき、シフト管理者から都度アルバイトスタッフへコミュニケーションをとることなく、人が足りないシフトをアルバイトスタッフが起点になって埋めることができるからです。
店長・アルバイトにとって働きやすい店舗へ
具体的に楽になったポイントは何でしょうか？
Sync Upを利用することで、各店舗の人が足りないシフトが店長間で簡単に共有ができるため、店長間でスタッフの応援を送りあうことができるようになりました。アルバイトスタッフは募集中のシフトをスマホで閲覧できるので、以前まで運用していた方法のように店長から「ここに入って欲しい」というコミュニケーションではなく、アルバイトスタッフが自発的に空いているシフトに応募して他店舗にヘルプに行くことができるようになりました。
当初は店舗間のヘルプ枠を可視化するツールとして利用していましたが、シフト作成機能が途中で開発されたので使っています。
それによってアルバイトスタッフはいつでもどこでも希望シフトを出すことができるのでシフトの収集・作成・ヘルプの調整と一連の作業を全てSync Upで行えるようになったため、大幅な工数削減に繋がりました。
シフト作成の画面に時間別適正人時数が表示されることで、あらためて正確な人時管理ができ、人が足りないことがわかったタイミングですぐにヘルプの募集をかけるようにしています。ちなみに、Sync Upを導入していない店舗に行くとシフト管理がすごく大変でしたね・・・。
今後Sync Upで実現したいことはありますか？
アルバイトスタッフからは「ヘルプに入って欲しい時間が探しやすくなった」と好評です。今後は「メダル機能」を利用しながら、ヘルプに入ってくれた人に感謝を伝えたり、しっかり評価することを通じて、アルバイトスタッフが前向きに働けるような職場づくりをしていきたいと考えています。
