経営戦略部 部長 横田 英夫様
応募する側の使いやすさに1番フォーカスが当てられていたのがSync Upであった
シフト管理に課題を感じた背景をお伺いさせていただけますでしょうか？
もともと店舗では、紙のカレンダーや予定表を使ったシフト作成を行っていました。ただ、紙ですと店舗では汚れやすいですし、走り書きなどで後で見直したり第三者が見てもよくわからないと言ったことに陥りがちです。紙や筆記用具など他のものに触れることはそれだけ衛生的な観点からもリスクとなり得るので、なるべくそのリスクを抑えた上で、誰がみてもすぐにわかる状況を作る必要があったのです。
まずは、スプレッドシートで作ってみたのですが、そうすると「あ、こういう情報も欲しいな」とか、やっぱりシフトを集めるのは大変だなとか、こういう実装になっていると良いなというのが分かってきたので、実際のツールの導入を検討しはじめました。
勤怠システムでもシフト登録ができるものもありますが、勤怠管理はあくまでも勤怠管理のツールのため、シフト作成は逆に手間がかかり、あまり向いていないと感じ、シフト管理に特化したサービスの検討を進めたということになります。
シフト管理ツールが複数ある中でSync Upをお選びいただけた理由をお伺いさせてください。
いかに簡単になるかというところがポイントでした。特に管理側ではなく登録側のスタッフの使い勝手の観点です。
現在は、さまざまなツールがあり、各社で色々アピールポイントはあると思うのですが、パートさんでも自分で応募することに抵抗感のない人が増えているという話をお伺いして、であれば応募する側が使いやすいツールが良いと考え、そこに1番フォーカスが当てられていたのがSync Upであったと感じました。
管理側はどんなツールでも使用していれば、ある程度慣れますし、管理できるようになりますが、応募する側のハードルが高くて使われないと管理することすらできませんからね。
従業員登録に関しても本部が登録しなくてもQRコードを読み込むだけで従業員登録できるというのは、店舗側からするとわざわざ本部に連絡してという手間もなくなりますし、従業員の方々も電話したりLineで報告したりということがなくなるので、そう言った登録側の負担を大きく減らせるのが決め手になったと思います。
「もうこれがなきゃ困るので継続させてください」と言われました
ご利用を開始しての効果実感はいかがですか？
最初は自分達だけがいいなと思っていても店舗側での使い勝手が悪かったら、と半信半疑だったのですが、3店舗でトライアルさせてもらったところ、1店舗から「もうこれがなきゃ困るので継続させてください」と言われました。
そこでその他の店舗も含めてヒアリングしてみるとマネージャークラスの人間の伝え方によって受け止め方や活用に大きな差が生じていました。自分からやりますと言ってくれていたマネージャーは、以前はLineを使って募集していてあまり従業員にLine使わせたくないといった問題意識を持っていたため、その課題が解決できるからと店長に伝わるとすぐに店長がやる気になって、気づいたらパートさんの登録が100%完了していてというスピード感で進んでいました。
普段から現場の仕事に課題意識をもっていると、こう言った課題を解決できるならどういう対応をすればいいかということがわかるんですよね。逆に本部から言われて導入という感じだとなかなかうまく伝わらなかったですね。
そのため、その点を踏まえもう一度トライアルをさせていただいた結果、社内的には導入させて頂こうと意思決定しております。厳しく人時管理などを行うことはなかったのですが、実際にデジタル化して数値の変化などが見えてくると、嬉しいというのもありますし、やはり紙では難しいよねということになりますよね。
現状導入の拡大中だと思いますが、現時点で一番効果実感として大きいものはどのあたりになりますか？
先ほども言った通り従業員の方々がこれを使うことで、わざわざ電話する必要もなく迷うこともなく使っているということが一番の効果かもしれないですね。
パートの方々が比較的高齢であったりするのでなかなか使いこなせないのではという意見もあるのですが、実際に説明しにいってみるとスマホの背景が孫の写真であったりとスマホを使いこなしているんですよね。
だから本社の人間が思っているほど使いこなせない店舗のスタッフというのは少ないですし、実際やってみたらすごく早かったりします。
自分が使うシーンを思い浮かべられるから説明をしやすいというのもありますし。
最後に今後の展望についてお伺いさせてください
今のところシフト管理をすぐにした方が良いという話にはなっているので、本部からこの店はシフト管理できていないから導入しなさいと言ったことではなく、自分達で他店舗の事例をみて、うちもやりたいですと言ってくれている店舗はすぐにでも導入を進めていきたいです。
各エリアマネージャーの管理下で何店舗かあるのでそう言ったところの導入を先行させつつ来年度の早々と言ったタイミングでは全店まで持っていけると良いなと思っております。
