導入までの経緯
Sync Up導入前の状況はどうでしたか？
doda転職フェアという個人向けの転職イベントで、「転職アドバイス」を行うキャリアアドバイザーのシフト管理に課題がありました。具体的にはシフト作成や調整の際に、スタッフから希望シフトをメールでもらい、Excelに転記してシフトを作成していました。
転職アドバイスはご来場者様のキャリア相談を実施する「キャリア相談ブース」を設置しており、
その相談ブースで行うコンテンツの時間割があり、そのブースやコンテンツごとに配置できるスタッフも細かく変えていました。
導入に至った背景を教えてください！
その複雑なシフト調整は3名で行っており、1人あたり約100名のシフトを一気に調整しなければなりませんでしたが、
メールやExcelでのシフト管理だと非常に時間と工数がかかり限界が来ていました。
いまの方法がもっと楽にならないか、シフト管理システムを導入することで簡単にできないかと考えたのが導入を検討する背景です。
導入後の効果
導入していかがでしたか？
最も楽になったポイントは、300名いるスタッフから希望のシフトを集めることと、
人が足りない「不足シフト」に対する調整依頼が管理者のWeb画面から一括で実施できることです。
人が足りない時間を選んで「こういう人が欲しい」という職種と資格が設定することで、どういうスタッフに入ってほしいのかをスタッフと管理者双方で確認できます。結果、メールや電話で調整していた希望シフトの収集やシフト表の作成、不足シフトという一連の作業が効率的になりました。
他に便利になったポイントはありますか？
確定したシフトはスマートフォンのプッシュ通知でリマインドが自動で送られるため、
シフト管理者からスタッフに対して、「明日シフトに入ってますよ」というようにシフトのリマインドを送る手間も削減できました。
現在は当日シフトに入っているスタッフに向けてSync UpからWebマニュアルも送付していることで、
スタッフがマニュアルを確認してから転職フェアに参加できるため、大人数シフトに入る中での運営もスムーズになりました。
最後ご感想があればお願いします！
300名いるスタッフとメールでやりとりしていた手間を減らすことができたことはもちろん、
不足シフトに対してすぐに募集をかけることができるので、驚くほど簡単にシフトの穴を埋めることができました。
実際に、いままで3名のシフト管理担当がフル稼働で実施していたこの業務を1名で対応することができるようになりました。
ここまで管理者工数を削減することができているので、Sync Upなしではdoda転職フェアの運営はできません！
