紙やExcelはミスが多く情報も共有しづらい
導入前の状況について教えてください
いままではこちらが用意した紙でスタッフに希望シフトを提出してもらい、それをExcelに転記してシフト作成を行っていました。
確定したシフトは印刷して店頭に置いておき、出勤したスタッフが確認するという流れでした。
LINEを活用してシフト業務を行っている店舗もありましたが、勤務時間外でのやりとりも多く煩わしさを感じておりました。
具体的にはどのようなお困りごとがありましたか？
現在5店舗展開しており、各店舗で作成したシフト表はFAXで私に共有してもらっていました。
組んだ後にシフトが変更になることも多く、その度にFAXが送られてきたり、あるいは送り忘れていたりという場合もあり、どれが最新のシフト表かわかりません。また、わからないときに都度それぞれの店舗に確認するのも面倒でした。あとは紙ベースで保管しているとその分書類が増え、管理に手間がかかります。
希望シフトを出すときも、わざわざ店舗に来てもらっていたので、出していない人に対して、「シフトを出しに店舗まで来て」と電話でのやりとりにも工数がかかっていました。人手が足りず、シフトが埋まらない時間があった場合は、スケジュールが空いていそうな人に対して電話していました。声をかける場合も誰が空いているのか、どれくらいシフト希望を出しているのかも分からず、苦労しました。
そこでシフト管理アプリの導入を検討していたところ、Web上でSync Upを見つけ、分かりやすい画面ですし、直感操作で使えそうという観点から声をかけました。
工数削減と人手不足を同時に解決
具体的にどのあたりが便利でしたか？
Sync Upだと作成したシフトがデータで残っているため、すぐに過去のシフトを確認出来るので便利ですね。
私もスタッフもどれが最新のシフト表なのか？と分かりづらい場合もありましたが、アプリですと最新のシフトは自動反映されているので、シフトに入っている、入っていないの間違いはなくなりました。
希望シフトはスマートフォンからいつでもどこでも簡単にシフトを出すことができるようになり、提出期限までにほとんどのスタッフが希望シフトを出してくれるようになりました。一人ひとりと電話でやりとりしていたコミュニケーションがSync Up上で完結することで、「シフトを集める」という作業が非常に楽になりました。計画通りにシフトを作成したいので、期日通りにスタッフからシフトが出てくるのは良いと思います。スタッフからは以前のように希望シフトを提出するために店舗まで来なくて楽になったと言われています。
人手が足りない日でも、誰がどれくらいシフト希望を出しているか把握することができるようになり、この店舗は人が余っているな、とか逆に足りないんだろうなということが簡単に見れるのもいいですね。足りないシフトに対して、すぐ募集をかけることができることで、店舗とスタッフ間の調整工数が減りました。クリスマスやホワイトデーのようなイベントでは通常営業より多くのスタッフにシフトに入ってもらいますが、誰が何時から何時まで入っているというその日のシフトがわかりやすく表示されているので、視覚的にわかりやすいです。ここはExcelとの大きな違いですね。
他にはどのようなメリットがありましたか？
複数店舗を展開している場合に、他店舗の状況がすぐわかるため、他店舗への応援が楽になりますし、人手が足りない店舗ともう少し働きたい従業員、それぞれにとってメリットがあると思います。
いまは面接して採用となったスタッフにはすぐに「シフトのやりとりはSync Upでやります」と伝えて、初出勤日の前にメールでアプリ登録の案内を送り、DLしてもらっています。感覚的ではありますが、スタッフとSync Upでつながっていることで初回出勤のドタキャンが少なくなった気がしています。あとは入っているシフトがプッシュ通知で届くため、シフトに入っている、入っていないというトラブルも少なくなりました。
